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hE g1 Mails professionnels : l’intelligence artificielle aide a mieux gerer

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Ces outils d’IA qui facilitent la rédaction des mails professionnels

Ces outils d’IA qui facilitent la rédaction des mails professionnels

22 Oct, 2023

Le mail est un moyen de communication incontournable dans le milieu professionnel. Pourtant, la rédaction des mails professionnels demeure une tâche fastidieuse pour les salariés. Raison pour laquelle les entreprises recourent désormais à l’intelligence artificielle pour rédiger les e-mails. 

Une personne qui consulte ses mails professionnels sur son smartphone
Pas facile de garder le fil des échanges et des sollicitations en entreprise, entre les mails, les notifications Slack et les invitations pour participer à des réunions. Photography Tonktiti / Getty Images© 

Des entreprises aident les salariés à la rédaction de mails professionnels avec l’IA 

La rédaction et la gestion des mails professionnels sont des tâches particulièrement chronophages. Elles peuvent empiéter beaucoup sur le temps de travail des salariés et c’est pourquoi des entreprises ont adopté l’IA à travers des plateformes comme Warmer.ai afin de fournir une assistance à leurs employés. Cette technologie facilite la personnalisation du courriel professionnel, puisqu’il suffit de préciser l’objectif du mail et de fournir les informations sur du destinataire à partir d’un profil LinkedIn, un tableur Excel ou un site web. Ces données permettent à la plateforme de rédiger un mail qui précise l’objet du message dans son contenu et qui inclut tous les destinataires lorsque cela est nécessaire.   

Copilote Microsoft 365 accompagne les travailleurs 

La tendance de l’utilisation de l’intelligence artificielle pour faciliter les tâches des salariés s’observe aussi dans les grandes sociétés. La multinationale de Bill Gates compte, par exemple, intégrer copilote Microsoft 365 à ses systèmes comme Windows 11. Cette intégration permettra aux utilisateurs de rédiger facilement et rapidement des emails concis, clairs et même dans un langage inclusif si besoin, afin de produire un résultat soigné et professionnel. L’outil basé sur l’IA est aussi censé garantir le minimum d’erreur dans le courriel. Grâce à ces fonctionnalités, il assurera l’accompagnement des travailleurs dans leurs missions quotidiennes. Cette intégration est prévue pour être déployée auprès des entreprises en novembre 2023. 

Une solution pour lutter contre l’hyperconnectivité et l’hyperréactivité

Le déploiement des outils de rédaction d’e-mails comme Copilote Microsoft 365 et Warmer.ai est aussi un moyen de lutter contre l’injonction à l’hyperréactivité et à l’hyperconnectivité qu’implique la gestion des e-mails. En effet, les salariés peuvent rapidement être submergés par les nombreuses sollicitations en entreprise, qui comprennent à la fois les emails, mais aussi les notifications et autres invitations émanant des différents outils numériques. Ils se sentent obligés d’y répondre continuellement, même en dehors de leur temps de travail, pour ne pas paraître mal organisés. Pourtant, cela demande beaucoup de temps et d’efforts et peut, sur le long terme, être nuisible à leur bien-être mental en engendrant de l’anxiété et du stress.

Quand la gestion d’email nuit au bien-être au travail 

Selon une étude publiée par l’American Psychological Association, le fait de consulter régulièrement ses emails en dehors des heures de travail est lié à des niveaux plus élevés de stress et d’insatisfaction professionnelle. Les salariés se sentent souvent contraints de répondre immédiatement aux messages, ce qui perturbe leur temps personnel et nuit à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
L’Université de Californie, Berkeley, a également mené des recherches montrant que l’hyperconnectivité due aux emails peut entraîner une détérioration de la santé mentale. Effectivement, les employés se sentent constamment sous pression pour rester disponibles. Cette tendance peut aboutir à une baisse de la productivité, car les employés n’ont pas le temps de souffler.

De l’importance de la déconnexion après les heures de bureau

Le droit à la déconnexion est un aspect crucial de la législation du travail visant à préserver le bien-être des employés en allégeant la pression de l’hyperréactivité. Selon les dispositions de la loi française, l’employeur a le devoir de respecter le droit des salariés à se déconnecter en dehors de leurs heures de travail. Cela peut être réalisé en instaurant des politiques internes qui encouragent le respect de cette liberté fondamentale. Une approche efficace consiste à définir des créneaux horaires spécifiques où les employés ne sont pas tenus de répondre aux emails ou aux appels du bureau. Les entreprises peuvent aussi encourager les cadres à encourager une culture de respect de la vie personnelle. 

Avec ETX/DailyUp